resume manajemen umum

RESUME MANAJEMEN UMUM

Lingkungan Organisasi

Organisasi berada dalam sebuah lingkungan

Lingkungan dapat menjadi faktor pendukung maupun penghambat organisasi

Kegiatan organisasi akan merubah lingkungan, dan juga sebaliknya, lingkungan akan mendorong perubahan pada organisasi.

Lingkungan organisasi :

• Lingkungan Internal

Pemilik

adalah mereka yang secara historis maupun hukum dinyatakan sebagai pemilik akibat adanya penyertaan modal, ide ataupun berdasarkan ketentuan lainnya dinyatakan sebagai pemilik organisasi.

Tim Manajemen

adalah orang-orang yang menurut para pemilik organisasi atau perusahaan dinyatakan atau ditunjuk sebagai pengelola organisasi untuk suatu periode tertentu.

Para Anggota atau Pekerja

adalah sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan yang bergelut dalam aktivitas operasional perusahaan dan menjalankan tugas-tugas keseharian organisasi berdasarkan apa yang telah ditetapkan oleh tim manajemen.

Lingkungan Fisik Organisasi

adalah sumber daya selain manusia yang dimiliki perusahaan dan menjadi faktor pendukung berjalannya sebuah aktifitas organisasi atau perusahaan

• Lingkungan Eksternal

Definisi:

Yaitu kekuatan dan institusi di luar organisasi yang dapat mempengaruhi performa organisasi tersebut

1. Lingkungan Khusus (Spesific Environment)

dapat berpengaruh langsung terhadap keputusan dan tindakan manajemen

berhubungan dengan pencapaian goal perusahaan

bersifat unik untuk tiap perusahaan

termasuk di dalamnya:

customers : Pihak yang menyerap output yang dihasilkan organisasi

suppliers : Pihak yang menyediakan bahan baku, peralatan, sumber daya keuangan dan tenaga kerja.

Competitors: Pihak yang menyediakan produk/jasa sejenis.

pressure groups : Kelompok dengan interest khusus.

2. Lingkungan Umum (General Environment)

berpengaruh tidak langsung

mencakup kondisi-kondisi luar yang umum dan mempengaruhi organisasi

termasuk di dalamnya:

Economic – suku bunga, perubahan disposable income,

Legal conditions – peraturan-peraturan pemerintah

Political – stabilitas politik, perilaku aparat yang menunjang dunia usaha

Sociocultural - ekspetasi, nilai, selera

Demographic – trend dari karakteristik fisik sebuah populasi (“baby boomers”, “digital”)

Technological – membawa perubahan terhadap struktur organisasi, IT sebagai competitie advantage

Global conditions – peningkatan kmpetitor gobal dan pasar konsumen

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan proses menciptakan hubungan antar fungsi dalam organisasi agar pelaksanaan kegiatan dapat diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.

3 Prosedur Proses Pengorganisasian:

1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis

Bagan Organisasi :

Memperlihatkan susunan fungsi, departemen atau posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya.

Bentuk bagan:

Empat Pilar Pengorganisasian:

Pilar Pertama :
Pembagian kerja (Division of Work)

— Pembagian Kerja adalah upaya menyederhanakan keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks, menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang bersifat sederhana dan spesifik tersebut

Pilar Kedua:
Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization

— Setelah pekerjaan dispesifikkan, pekerjaan dikelompokkan berdasar kriteria tertentu yang sejenis. Proses pengelompokan ini disebut Departementalisasi.

— Secara garis besar terdapat 2 kelompok departementalisasi:

1. Departementalisasi Fungsional

Pengelompokan dilakukan berdasar fungsi/kegiatan yang sama dan saling berhubungan dalam satu departemen

Jenis ini cocok diterapkan pada lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum dan membutuhkan lebih sedikit jenis keterampilan dasar pribadi

2. Departementalisasi Divisional

Diterapkan pada organisasi dengan ciri:

◦ Jenis produk banyak

◦ Wilayah operasi luas

◦ Pelanggan banyak & beragam

◦ Proses yang kompleks

Pilar Ketiga:
Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

— Hirarki adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

— Terdapat 2 konsep penting dalam hirarki, yaitu :

◦ Span of management control atau span of control

◦ Chain of Command

Pilar Keempat :
Koordinasi (Coordination)

— Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

— “the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively “ (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

KOORDINASI

Suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan (G.R. Terry )

suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. (Mc. Farland )

Sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. (T. Hani Handoko )

Koordinasi, kepemimpinan dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan.

Syarat-Syarat Koordinasi :

• Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama)

• Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.

• Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.

• Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Ciri-Ciri Koordinasi :

1. Tanggungjawab koordinasi terletak pada pimpinan.

koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Sekalipun demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila bawahan tidak melakukan kerjasama. Kerjasama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.

2. Adanya proses berkelanjutan.

koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

3. Pengaturan secara teratur usaha kelompok.

koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan individu, maka sejumlah individu yang bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.

4. Konsep kesatuan tindakan.

berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.

5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama

3 Macam saling ketergantungan DALAM SATUAN ORGANISASI :

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence),
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece),
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence),

4 tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit pengkoordinasian :

1. Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.

2. Perbedaan dalam orientasi waktu.

Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Sementara umumnya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3. Perbedaan orientasi antar-pribadi.

Staf di bagian produksi mempunyai kebutuhan untuk bergerak cepat dan efisien dalam pekerjaan, sementara bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat atau berdiskusi antar satu dengan yang lain.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Manfaat koordinasi :

Beban tiap bagian tidak terlalu berat karena adanya kesinambungan antar bagian

Suasana kerja yang tentram karena tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dan memahami peranannya masing-masing

Kesatuan tujuan dari masing-masing individu organisasi

Menghindari terjadinya konflik